タイムカードや出勤簿は何年保存？勤怠記録の保存期間の基本

タイムカードの束、どこまで保管しておけばいいのだろう――。小規模な事業所では、勤怠記録の整理はつい後回しになりがちです。けれど勤怠記録には、法律で定められた保存期間があります。今回は、その基本を確認します。

勤怠記録の保存期間は「5年」が原則

労働基準法では、労働者名簿や賃金台帳、労働関係に関する重要な書類を5年間保存することが定められています。ただし当分の間は3年とする経過措置があり、実務上は「3年」と案内されることも少なくありません。いずれにせよ、1〜2年で処分してしまうのは早すぎます。保存期間の起算点は書類によって異なるため、迷ったら長めに残しておくのが無難です。最新の情報は公式案内をご確認ください。

保存しておきたい記録とは

対象になるのは、出勤簿やタイムカードの記録、賃金台帳、労働者名簿などです。残業時間の確認や有給休暇の取得状況の把握、給与計算の根拠としても使われるため、勤怠記録は「その月の給与が終わったら不要」ではありません。あとから確認が必要になったときに、すぐ取り出せる状態にしておくことが大切です。

まるごとクラウドだとどうなるか

「給与・勤怠まるごとクラウド」では、タブレット打刻の記録が職員情報とつながり、給与計算や有給管理へとつながります。打刻データがひとつの職員情報に集まるため、月末にタイムカードを集めて集計し直す手間が減ります。記録がクラウドに残ることで、過去の勤怠を振り返るときにも、紙の束を探し回る必要がありません。

勤怠記録の保存は、法律で求められる義務であると同時に、給与や有給のトラブルを防ぐための備えでもあります。まずは「何を・どこに・どれだけ残すか」を決めて、取り出せる状態にしておきましょう。「給与・勤怠まるごとクラウド」の打刻は、登録なしで体験できます。実際の画面で、打刻から記録が残る流れを確かめてみてください。

打刻の体験版はこちら（登録なし）